Gestion d'inventaire au restaurant : comptes, niveaux par, rotation

Une gestion efficace de l'inventaire au restaurant repose sur un cycle reproductible : recevoir chaque livraison en la comparant à la facture, l'entreposer selon la méthode PEPS (premier entré, premier sorti), compter le même jour et dans le même ordre chaque semaine, et recommander jusqu'à des niveaux par (stock de référence) fondés sur l'utilisation réelle. Les dénombrements vous donnent ensuite le coût des aliments réel, la rotation des stocks et l'écart entre ce que vous auriez dû utiliser et ce que vous avez réellement utilisé : c'est là que ressortent le gaspillage, les portions trop généreuses et le vol.

Ce guide passe en revue chaque étape pour une cuisine de restaurant ou de café : comment faire une prise d'inventaire, comment fixer les niveaux par, et un exemple chiffré en dollars qui transforme un mois de dénombrements en coût des aliments et en rotation des stocks.

Ce que couvre la gestion de l'inventaire au restaurant

Les achats d'aliments et de boissons sont généralement la plus grosse dépense d'un restaurant après la main-d'œuvre. Dans la plupart des restaurants à service complet, le coût des aliments se situe autour de 28 à 35 % des ventes d'aliments, et l'inventaire, c'est l'endroit où cet argent dort entre le camion de livraison et l'assiette. Un système d'inventaire de cuisine, qu'il s'agisse d'une planchette à pince, d'une feuille de calcul ou d'un logiciel, doit remplir cinq fonctions :

1. Réception : vérifier ce qui est arrivé par rapport à ce qui a été commandé et facturé
2. Entreposage : ranger les produits pour que les plus anciens soient utilisés en premier et que rien ne se perde au fond de la chambre froide
3. Dénombrement : une prise d'inventaire physique selon un horaire fixe
4. Évaluation : donner une valeur au dénombrement pour connaître le coût des marchandises vendues (CMV) et le pourcentage du coût des aliments
5. Réapprovisionnement : racheter jusqu'au niveau par pour ne jamais manquer de rien ni surstocker

Quand l'une de ces fonctions manque, les symptômes sont bien connus : des fruits et légumes gâtés, de l'argent immobilisé dans le congélateur, des articles en rupture (« 86 ») en plein service, un coût des aliments qui fluctue d'un mois à l'autre sans raison évidente et des produits qui disparaissent tout simplement.

Comment faire l'inventaire d'un restaurant (prise d'inventaire en cuisine)

Un dénombrement n'est utile que s'il est fait de la même façon chaque fois. Deux personnes qui comptent la même chambre froide devraient obtenir le même chiffre, et le dénombrement de cette semaine devrait être comparable à celui de la semaine dernière. Pour y arriver, il faut une méthode fixe, pas seulement plus d'efforts.

À quelle fréquence compter : la classification ABC

Tous les produits ne méritent pas la même attention. Compter le sel aussi soigneusement que le faux-filet est une perte de temps. Classez les produits selon les dollars qu'ils représentent, pas selon leur nombre :

Comment fixer les niveaux par

Le niveau par, c'est la quantité d'un produit que vous voulez avoir en stock juste après une livraison. Trop élevé, et l'argent dort sur la tablette jusqu'à ce que le produit se gâte. Trop bas, et vous manquez de stock avant le prochain camion. Fondez vos niveaux par sur l'utilisation, pas sur l'habitude :

Exemple : un restaurant vend environ 60 burgers par jour avec une galette de 6 oz; il utilise donc 22,5 lb de bœuf haché par jour. Le bœuf arrive le mardi et le vendredi, et l'intervalle le plus long est de quatre jours, du vendredi au mardi. Le niveau par est de 22,5 lb × 4 jours = 90 lb, plus une marge de 20 % de 18 lb, soit environ 110 lb. Si le dénombrement du vendredi indique 30 lb en stock, la commande est de 80 lb.

Pour les produits qui n'arrivent pas selon un horaire fixe, utilisez plutôt un point de commande : utilisation quotidienne moyenne × délai de livraison du fournisseur + stock de sécurité. Si vous utilisez 20 lb de farine par jour, que le fournisseur a besoin de deux jours et que vous voulez deux jours de réserve, vous recommandez quand il vous en reste 80 lb.

Réception et entreposage : là où l'inventaire se gagne ou se perd

Bien des problèmes d'inventaire commencent à la porte arrière. Une caisse de poulet incomplète signée sans vérification est perdue avant même que quelqu'un la compte. Recevez chaque livraison en la comparant à la facture et au bon de commande : pesez les protéines, vérifiez les quantités et les températures, refusez sur-le-champ les produits endommagés ou erronés et notez les crédits avant le départ du livreur. Consigner chaque livraison dans un document de réception met à jour le stock disponible et garde vos derniers prix à jour pour le calcul des coûts.

Ensuite, entreposez en fonction de la rotation. Les nouveaux produits vont derrière les anciens, tout est étiqueté avec la date de réception et la date limite d'utilisation, les protéines crues sont placées sous les aliments prêts à manger, et chaque produit a un emplacement fixe pour que les personnes qui comptent et les cuisiniers le trouvent toujours au même endroit. Notre guide sur la méthode PEPS dans l'entreposage au restaurant présente en détail l'étiquetage et l'aménagement des tablettes.

Il est aussi payant de savoir ce que coûte vraiment le produit utilisable. Une caisse de saumon entier ou un sac d'oignons non pelés perd du poids au parage : le prix à la livre sur la facture n'est donc pas le prix à la livre dans l'assiette. Le calculateur de rendement des aliments gratuit convertit le prix d'achat (brut) en coût net de la portion utilisable et, derrière le bar, le calculateur du coût par consommation montre ce que chaque verre coûte réellement.

Transformer les dénombrements en coût des aliments et en rotation des stocks

Vos dénombrements ne sont pas qu'une liste de ce qu'il y a sur les tablettes. Combinés aux achats, ils vous donnent les trois chiffres qui indiquent si votre inventaire est sous contrôle :

• •CMV = inventaire d'ouverture + achats − inventaire de clôture
• •Pourcentage du coût des aliments = CMV / ventes d'aliments × 100
• •Rotation des stocks = CMV / inventaire moyen, où inventaire moyen = (ouverture + clôture) / 2

Exemple chiffré : un mois d'inventaire alimentaire

Ces chiffres sont donnés à titre d'illustration; ce ne sont pas des références. Un restaurant de quartier réalise 80 000 $ de ventes d'aliments dans le mois. Ses dénombrements et ses factures indiquent :

• •Inventaire alimentaire d'ouverture (dénombrement de clôture du mois dernier) : 9 200 $
• •Achats d'aliments pendant le mois : 25 400 $
• •Inventaire alimentaire de clôture (dénombrement de clôture de ce mois-ci) : 8 600 $

Le CMV est de 9 200 $ + 25 400 $ − 8 600 $ = 26 000 $; le coût des aliments est donc de 26 000 $ / 80 000 $ = 32,5 %, dans la fourchette habituelle. L'inventaire moyen est de (9 200 $ + 8 600 $) / 2 = 8 900 $; la rotation est donc de 26 000 $ / 8 900 $ = environ 2,9 rotations dans le mois. Autrement dit, la cuisine garde environ 10 jours d'aliments en stock (30 jours / 2,9).

Pour une cuisine qui reçoit des livraisons de fruits, de légumes et de protéines plusieurs fois par semaine, 10 jours de stock, c'est lourd. Bien des exploitants visent à faire tourner leur inventaire alimentaire environ quatre fois par mois ou plus, soit à peu près une semaine de stock. Si ce restaurant réduisait les niveaux par de ses produits B et C à faible roulement et ramenait l'inventaire moyen à environ 6 000 $, la rotation passerait à environ 4,3 et quelque 2 900 $ quitteraient les tablettes pour retourner à la banque, avec moins de produits qui vieillissent en route vers la poubelle.

Écart : utilisation théorique vs réelle

Le coût des aliments vous dit combien vous avez dépensé. L'écart vous dit si cette dépense correspond à ce que vous avez vendu. L'utilisation théorique, ce sont les ventes du PDV multipliées par les quantités des recettes. L'utilisation réelle vient de vos dénombrements : inventaire d'ouverture plus achats moins inventaire de clôture, produit par produit.

Exemple : la cuisine a vendu 140 faux-filets en une semaine, avec une fiche technique de 14 oz; l'utilisation théorique est donc de 140 × 14 oz = 122,5 lb. Les dénombrements montrent 131 lb réellement utilisées. Il manque donc 8,5 lb, soit environ 6,9 %, sans explication. À 14 $ la livre, c'est environ 120 $ en une semaine pour un seul produit, ou plus de 6 000 $ par année. Le calculateur d'écart du coût des aliments fait la même vérification pour n'importe quel produit.

Un écart de quelques pour cent est normal, à cause du parage, des dégustations et des arrondis. Tout écart plus élevé sur un produit précis mérite une enquête. Une perte constante sur des protéines coûteuses ou sur l'alcool, surtout pendant certains quarts, peut indiquer du vol, tandis qu'un écart dispersé sur de nombreux produits indique plutôt un problème de portionnement, du gaspillage non consigné ou des fiches techniques qui ne correspondent plus à ce que fait réellement la ligne. Notre guide sur le suivi du vol d'inventaire explique comment faire la différence.

Suivez le gaspillage et les pertes à part

Si des produits gâtés, échappés ou périmés sont jetés sans être consignés, ils apparaissent comme un écart inexpliqué et vous ne pouvez plus distinguer le gaspillage du vol. Consignez chaque élément jeté avec le produit, la quantité, la raison et le nom de la personne qui l'a noté, et faites-en le total en dollars chaque semaine. Le calculateur de gaspillage alimentaire gratuit transforme ces totaux en un pourcentage de gaspillage que vous pouvez comparer dans le temps, et notre guide pour réduire le gaspillage alimentaire au restaurant explique quoi faire ensuite.

C'est là qu'un processus constant fait gagner un temps réel. Quand les dénombrements, les documents de réception et les registres des rebuts alimentent le même solde de stock, le gaspillage consigné est soustrait avant le calcul de l'écart, et ce qui reste, c'est la perte que personne ne peut expliquer.

Gérer l'inventaire de plusieurs établissements

Dès que vous avez un deuxième établissement, vos chiffres n'ont de sens que si chaque site les produit de la même façon. Gérez tous les sites à partir d'un seul catalogue de produits et d'un seul livre de recettes, avec un nom, une unité de dénombrement et une conversion uniques pour chaque produit (1 caisse = 40 lb; recettes en onces). Comptez tous les sites le même jour avec les mêmes unités, évaluez le stock à partir d'une seule source de prix et fixez les niveaux par selon l'utilisation propre à chaque site au lieu de copier ceux de l'établissement principal.

Les groupes échouent rarement au dénombrement. Ils échouent aux transferts : la caisse de poulet empruntée un samedi achalandé, ou les sauces qu'une cuisine centrale envoie sans prix. Consignez chaque transfert dans un seul document qui retire le stock et le coût du site expéditeur et ajoute le même montant au site destinataire, et établissez le prix des lots de la cuisine centrale à partir de leur recette et de leur rendement testé, avec la même politique de prix de cession pour chaque produit.

Exemple chiffré : un transfert non documenté

Ces chiffres sont donnés à titre d'illustration. Le restaurant B a manqué de stock plusieurs fois dans le mois et a pris 1 800 $ de produits au restaurant A sans consigner de transfert :

Sur le rapport, le restaurant B bat le restaurant A de près de cinq points de coût des aliments, et c'est le gestionnaire du restaurant A qui se fait poser les questions difficiles. En réalité, les deux cuisines sont à moins d'un demi-point l'une de l'autre, et les niveaux par du restaurant B sont trop bas pour son volume. Un seul document de transfert aurait montré les deux. Si un site emprunte les mêmes produits chaque semaine, corrigez ses niveaux par ou ses jours de livraison au lieu de faire des transferts une routine.

Une fois les catalogues, les dénombrements et les transferts uniformisés, comparez les sites chaque semaine ou chaque mois avec le même tableau de bord : coût des aliments après transferts, écart par produit, gaspillage en dollars par raison, jours de stock, et transferts entrants et sortants. Cherchez un produit qui dérive dans un établissement plutôt que de classer les restaurants selon un seul chiffre.

Feuille de calcul ou logiciel d'inventaire?

Une feuille de calcul fonctionne pour un petit menu avec un seul lieu d'entreposage et un propriétaire qui aime les formules. Ça se complique dès que les prix changent chaque semaine, que des recettes partagent des ingrédients ou que plus d'une personne fait le dénombrement. Cherchez un système d'inventaire de cuisine qui peut :

• •Compter sur un téléphone ou une tablette, dans l'ordre de rangement, avec vos propres unités
• •Mettre à jour le stock disponible et les prix à chaque livraison
• •Consigner le gaspillage et les pertes avec leur raison
• •Calculer l'utilisation théorique à partir des recettes et des ventes, et afficher l'écart par produit
• •Suggérer des commandes à partir des niveaux par et du stock actuel
• •Conserver l'historique, pour comparer ce mois-ci au mois dernier

Quel que soit l'outil, la discipline compte plus que le logiciel : le même jour de dénombrement, les mêmes unités, et chaque livraison et chaque perte consignées.

Les indicateurs d'inventaire clés à suivre