Gratuités vs annulations : la différence et comment les suivre
Gratuités vs annulations au restaurant : ce que c'est, leur effet sur les ventes et le coût des aliments, codes de motif, règles d'approbation, suivi quotidien et exemple chiffré.
Quelle est la différence entre une gratuité et une annulation?
Une gratuité (comp) offre un article : il a été préparé et servi, le client ne le paie pas, et le coût du produit reste dans votre coût des aliments. Une annulation (void) retire un article qui ne devrait pas figurer sur l'addition, idéalement avant que la cuisine le prépare. Les gratuités coûtent toujours du produit; les annulations ne coûtent rien quand elles sont faites à temps, mais une annulation faite après la préparation de l'article est un rebut, et une annulation inexpliquée peut cacher un vol.
Les systèmes de point de vente (POS) les traitent différemment. Dans la plupart, une annulation retire un article d'une addition ouverte, tandis qu'une gratuité garde l'article sur l'addition et en retire le prix avec un code de motif. Vérifiez comment votre système enregistre chacune, car c'est ce qui détermine où elles apparaissent dans vos rapports de ventes et de coût des aliments.
Gratuités et annulations côte à côte
| Gratuité | Annulation | |
|---|---|---|
| Définition | Un article offert gratuitement | Un article retiré de l'addition |
| Raisons courantes | Plainte sur la qualité, longue attente, geste envers un client insatisfait, décision du gestionnaire | Mauvais article saisi, client qui a changé d'idée, saisie en double |
| Produit utilisé? | Oui | Seulement si l'article était déjà préparé |
| Effet sur le coût des aliments | Coût du produit sans vente : le pourcentage du coût des aliments augmente | Aucun avant la préparation; après la préparation, c'est un rebut |
| Qui approuve | Un gestionnaire, avec un code de motif | N'importe qui avant l'envoi en cuisine; un gestionnaire après |
Pourquoi la différence compte pour le coût des aliments
Une gratuité utilise du produit sans rapporter de revenu : elle fait donc monter le coût des aliments réel au-dessus du coût théorique. Ce n'est pas un problème quand elle est enregistrée : vous pouvez la voir, l'expliquer et décider si elle en valait la peine. Les ennuis commencent quand du produit quitte la cuisine sans aucune trace, car la perte se retrouve alors dans la démarque que vous ne pouvez pas expliquer.
Codes de motif à utiliser
- •Qualité : le plat était erroné, froid ou non conforme à la fiche technique.
- •Temps d'attente : le client a attendu trop longtemps.
- •Erreur de cuisine : mauvais article préparé, échappé ou brûlé.
- •Geste envers un client ou client VIP : décision d'un gestionnaire de prendre soin d'un client.
- •Promotion : un cadeau ou une dégustation planifiés.
- •Repas du personnel : si votre système de caisse les enregistre de cette façon, gardez-leur un code distinct.
- •Erreur de saisie et commande modifiée : pour les annulations faites avant que l'article soit préparé.
Comment suivre les gratuités et les annulations
- Exigez un code de motif pour chaque gratuité et chaque annulation.
- Configurez le système de caisse pour qu'une annulation faite après l'envoi d'un article en cuisine exige l'intervention d'un gestionnaire.
- Consignez aussi dans le registre des rebuts tout ce qui a été annulé après sa préparation, pour que rien ne soit compté deux fois ni oublié.
- Passez en revue chaque jour le rapport des gratuités et des annulations, par motif, par serveur et par quart de travail.
- Suivez les gratuités en pourcentage des ventes, semaine après semaine, et regardez ce qui change plutôt qu'une seule mauvaise soirée.
- Examinez de près les annulations faites après le paiement d'une addition, surtout les additions payées comptant : c'est une méthode connue pour cacher un vol.
Exemple chiffré
Dans une semaine où les ventes atteignent 18 000 $, les gratuités totalisent 450 $, soit 2,5 % des ventes. En les triant par motif, on voit que 12 des 30 gratuités ont été accordées pour de longues attentes, toutes le vendredi soir. Cela pointe vers les temps de sortie des plats en cuisine, pas vers les serveurs, et la solution est d'ajuster la mise en place ou les effectifs du vendredi plutôt que de faire la morale sur les gratuités. Ces chiffres sont donnés à titre d'exemple.
FAQ : gratuités vs annulations
FAQ : gratuités vs annulations
Quelle est la différence entre une gratuité et une annulation?
Les gratuités comptent-elles comme des ventes?
Quel est l'effet des gratuités sur le coût des aliments?
Les serveurs devraient-ils pouvoir annuler des articles?
Quel est un pourcentage de gratuités normal?
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