Repérer le vol d'inventaire au restaurant, au café ou au bar

Pour repérer le vol d'inventaire dans un restaurant ou un café, comparez ce que vous auriez dû utiliser avec ce que vous avez réellement utilisé. La consommation théorique se calcule à partir des ventes enregistrées dans le système de point de vente (PDV), multipliées par les quantités des recettes; la consommation réelle, à partir des dénombrements physiques et des livraisons. Une fois retirés les rebuts consignés, les repas du personnel et les gratuités, l'écart qui reste sur certains produits, certains quarts ou certaines personnes est l'endroit où se cache le vol. Comptez souvent les produits de grande valeur, comptez le bar à l'once près et examinez les annulations et les gratuités au PDV par employé.

La difficulté, c'est que le vol, le gaspillage, les portions trop généreuses et les erreurs de réception se ressemblent tous dans un rapport sur le coût des aliments : le produit a disparu et personne ne l'a vendu. Ce guide montre comment les distinguer, avec des exemples chiffrés en dollars pour la cuisine d'un café et pour un bar.

D'où viennent les pertes d'inventaire

La démarque, c'est tout produit que vous avez payé, mais pas vendu. Le vol n'en représente qu'une partie, et traiter chaque manque comme un vol mine la confiance et passe à côté de la vraie solution. La plupart des pertes entrent dans l'une de ces catégories :

Le but du suivi est de réduire les quatre dernières catégories grâce à de bons registres, pour que ce qui reste soit assez petit pour être analysé produit par produit.

Comment repérer le vol d'inventaire grâce à l'analyse des écarts

L'analyse des écarts est la méthode de base pour suivre les pertes d'inventaire alimentaire. Elle fonctionne de la même façon dans un café, une cuisine de restaurant ou un bar :

Exemple chiffré : une semaine dans un café

Ces chiffres sont donnés à titre d'exemple. Un café qui offre un petit menu de plats suit trois produits pendant une semaine :

• •Lait entier : selon les ventes et les recettes des boissons, 38 gallons auraient dû être utilisés. Les dénombrements et les livraisons indiquent 44 gallons. Les rebuts consignés (lait tourné et lait jeté) totalisent 2 gallons. Écart inexpliqué : 4 gallons, environ 10,5 %, soit à peu près 16 $ à 4 $ le gallon.
• •Grains d'espresso : selon les recettes, 22 lb; selon les dénombrements, 24,5 lb; 1 lb a été consignée pour le réglage du moulin. Écart inexpliqué : 1,5 lb, environ 6,8 %, soit à peu près 24 $ à 16 $ la livre.
• •Dinde tranchée pour les sandwichs : selon les recettes, 30 lb; selon les dénombrements, 35 lb; rien n'a été consigné comme rebut. Écart inexpliqué : 5 lb, environ 16,7 %, soit à peu près 45 $ à 9 $ la livre.

Le lait et les grains ressemblent à des problèmes de méthode : trop de lait moussé par boisson et des doses de café trop généreuses. La dinde, c'est autre chose. C'est un produit unique, facile à emporter, avec un gros écart et aucun rebut consigné. C'est celui-là qu'il faut surveiller : vérifiez la fiche du sandwich au poste, pesez quelques portions, recomptez tous les jours pendant deux semaines et voyez si l'écart suit certains quarts. À ce rythme, la dinde seule représenterait plus de 2 300 $ par an.

Démarque au bar : comptez l'alcool à l'once près

Le bar est généralement la zone la plus exposée d'un restaurant : des produits petits, chers et faciles à déplacer, des ventes au comptant et des consommations faciles à verser sans les enregistrer. Comptez-le avec précision :

Exemple : un bar a vendu en une semaine 60 consommations préparées avec sa vodka maison, à 1,5 oz chacune, soit 90 oz. Les dénombrements montrent 112 oz utilisées, et rien n'a été consigné. Il manque donc 22 oz, environ 15 consommations, sur une seule ligne de bouteilles. L'alcool lui-même coûte environ 15 $, mais si ces consommations ont été vendues comptant sans être enregistrées, le bar a perdu environ 135 $ de revenus à 9 $ la consommation. Comparez votre coût par consommation (pour cost) prévu et réel avec le calculateur du coût par consommation gratuit pour voir quels produits dérivent, puis regardez qui travaillait au bar pendant les semaines où les écarts étaient les plus grands.

Des portions mesurées, des doseurs (jiggers) et une dose standard écrite pour chaque consommation rendent la comparaison équitable. Sans eux, impossible de distinguer un barman généreux d'un barman malhonnête.

Distinguez le vol du gaspillage

Les rebuts non consignés sont la raison la plus fréquente pour laquelle des employés honnêtes sont soupçonnés. Si un cuisinier jette un steak brûlé et que personne ne l'inscrit, le steak apparaît comme manquant. Rendez la consignation rapide et routinière : produit, quantité, raison et personne qui l'a inscrit, au moment où ça se produit, pas à la fin de la semaine.

• •Inscrivez comme pertes les denrées avariées, les produits périmés, la casse, les erreurs de préparation et les plats retournés
• •Entrez chaque repas du personnel et chaque gratuité dans le PDV, même à prix zéro, pour qu'ils comptent dans la consommation théorique
• •Examinez les rebuts par raison chaque semaine, car une hausse soudaine de « échappé » ou de « périmé » sur un produit peut elle-même être un signal d'alarme

Un registre des rebuts vous donne cette trace, et le calculateur de gaspillage alimentaire gratuit (avec un modèle de registre des rebuts) transforme les totaux hebdomadaires en un pourcentage de gaspillage que vous pouvez suivre. Quand les pertes inscrites, les dénombrements d'inventaire et les registres de réception mettent à jour le même solde de stock, les rebuts consignés sortent de l'écart, et ce qui reste, c'est la perte que personne n'a expliquée.

Signes de vol par les employés dans un restaurant

L'écart vous dit ce qui manque. Ces tendances vous aident à trouver quand et où ça disparaît :

Des contrôles qui préviennent le vol

Les contrôles fonctionnent le mieux quand ils rendent le vol plus difficile et les erreurs honnêtes visibles, sans rendre la cuisine impossible à faire tourner :

La réception mérite une attention particulière, car les pertes s'y produisent avant que quoi que ce soit soit compté. En consignant chaque livraison dans un document de réception, les caisses manquantes et les écarts de poids sont détectés à la porte et crédités par le fournisseur, au lieu de se transformer plus tard en écart.

Que faire quand vous soupçonnez un employé

Bâtissez une équipe qui protège l'inventaire

La plupart des employés ne volent pas, et votre façon de suivre les pertes ne devrait pas les traiter comme s'ils volaient. Des règles claires éliminent les zones grises : une politique écrite sur les repas du personnel, des règles claires sur les restes rapportés à la maison, et les mêmes règles pour les gestionnaires que pour tout le monde. Expliquez pourquoi les dénombrements et les écarts sont importants en traduisant les chiffres en termes d'entreprise, par exemple : « 150 $ de produits manquants par semaine, c'est environ 7 800 $ par an. » Donnez au personnel un moyen de signaler ses inquiétudes de façon anonyme, et assurez-vous que personne n'est puni pour l'avoir fait. Un salaire juste, un repas pendant le quart et le respect préviennent mieux le vol que n'importe quelle caméra. Notre guide pour réduire le roulement du personnel présente les bonnes pratiques plus générales.

Indicateurs à examiner chaque semaine