Négocier avec les fournisseurs de restaurant : conseils et contrats

Pour négocier avec les fournisseurs de votre restaurant, partez des données : sachez combien vous dépensez chez chaque fournisseur, obtenez deux ou trois soumissions pour les mêmes spécifications et comparez-les sur le coût utilisable, pas sur le prix à la caisse. Offrez ensuite ce qui a de la valeur pour les fournisseurs, comme un volume prévisible, des commandes regroupées et des paiements à temps, en échange de prix plus bas, de meilleures conditions de paiement, de frais de livraison réduits et de gels de prix. Consignez chaque condition convenue dans un contrat écrit et vérifiez chaque facture en conséquence, car une entente qui n'est pas appliquée à la porte de livraison ne fait rien économiser.

Les achats d'aliments et de boissons sont généralement l'un des deux plus gros postes de coûts d'un restaurant, le coût des aliments représentant habituellement de 28 à 35 % des ventes. Les petites améliorations s'additionnent. Par exemple, un restaurant qui achète pour 15 000 $ d'aliments par mois et qui négocie des prix 3 % plus avantageux économise 450 $ par mois, soit 5 400 $ par an, sans changer une seule recette. Ce guide explique comment vous préparer, quoi demander, comment structurer un contrat d'approvisionnement et comment le gérer une fois signé.

Préparez-vous avant de parler à un fournisseur

L'exploitant qui connaît ses chiffres négocie en position de force. L'essentiel du rapport de force se construit avant la rencontre.

Comparez les fournisseurs sur le coût utilisable, pas sur le prix à la caisse

La soumission la moins chère n'est pas toujours le produit le moins cher. Un excès de gras ou d'os, un glaçage de glace, une solution ajoutée ou des fruits et légumes de piètre qualité vous font payer un poids que vous jetez. Comparez les offres sur le coût de ce qui se rend réellement dans l'assiette.

Exemple chiffré : deux soumissions pour de la poitrine de poulet

Ces chiffres sont donnés à titre d'exemple. Il vous faut 100 lb de poitrine de poulet désossée et parée par semaine. Le fournisseur A propose 3,20 $/lb, et un test de rendement montre 92 % de produit utilisable après retrait du gras et de l'exsudat. Le fournisseur B propose 2,95 $/lb, mais ses poitrines contiennent plus de gras et de solution ajoutée, et seulement 82 % est utilisable.

• •Fournisseur A : 3,20 $ / 0,92 = environ 3,48 $ par livre utilisable, soit 347,83 $ par semaine pour 100 lb utilisables (environ 109 lb achetées)
• •Fournisseur B : 2,95 $ / 0,82 = environ 3,60 $ par livre utilisable, soit 359,76 $ par semaine pour 100 lb utilisables (environ 122 lb achetées)
• •Résultat : la soumission moins chère de 25 cents coûte environ 12 $ de plus par semaine, soit environ 620 $ par an, et exige plus de temps de parage

Vous avez maintenant un véritable argument de négociation. Pour égaler le fournisseur A sur le coût utilisable, le fournisseur B devrait descendre à environ 2,85 $/lb ou améliorer sa spécification. Faites vos propres tests de rendement et entrez les chiffres dans le calculateur de rendement des aliments gratuit pour connaître le vrai coût net (portion utilisable) de chaque offre. La même vérification fonctionne pour les fruits et légumes, les poissons et fruits de mer, et toute coupe que vous portionnez sur place.

Conseils de négociation avec les fournisseurs qui fonctionnent

Ce qu'il faut négocier au-delà du prix

Le prix unitaire n'est qu'une ligne de l'entente. Les conditions de paiement, la livraison et les crédits comptent souvent autant, et les fournisseurs sont parfois plus disposés à bouger sur ces points.

Comment fonctionne 2/10 net 30 : vous obtenez un escompte de 2 % si vous payez dans les 10 jours; sinon, le montant complet est dû dans les 30 jours. Sur 12 000 $ par mois chez un fournisseur, cela représente 240 $ par mois, soit 2 880 $ par an. Renoncer à l'escompte pour payer 20 jours plus tard revient à emprunter à environ 37 % par an : prenez-le donc chaque fois que votre encaisse le permet. Si vos liquidités sont serrées, des délais de paiement plus longs peuvent valoir davantage qu'un petit escompte.

Stratégies de négociation de contrat pour les restaurateurs

Pour votre distributeur principal et vos fournisseurs clés de protéines, de fruits et légumes ou de boissons, une entente écrite protège les deux parties. Commencez par choisir le mode de tarification, car c'est lui qui détermine ce que vous négociez vraiment.

Quel que soit le mode choisi, assurez-vous que le contrat couvre les conditions suivantes :

Les exploitants indépendants peuvent aussi gagner en rapport de force en adhérant à un groupement d'achats (GPO) ou à une coopérative d'achat locale, qui négocient les prix pour de nombreux restaurants. Comparez leurs prix négociés avec les vôtres avant d'adhérer, puisque les frais d'adhésion et les éventuels fournisseurs imposés font partie de l'entente.

Gestion des contrats : faites respecter l'entente

Les économies négociées n'apparaissent que si quelqu'un les vérifie. Les prix grimpent en douce, les substitutions passent inaperçues et les crédits tombent dans l'oubli quand personne ne compare les factures au contrat.

C'est là qu'une routine de réception simple fait gagner des heures. Vérifiez la marchandise reçue par rapport à la commande passée au fournisseur et conservez ensemble les prix d'achat et les rendements mesurés : un prix qui s'éloigne de la soumission ou une livraison qui rend moins que d'habitude au parage ressortent alors rapidement. Le calculateur de rendement gratuit convertit un prix à la caisse en coût par livre utilisable, le chiffre à comparer d'un fournisseur à l'autre. Pour une vue d'ensemble de la maîtrise du coût des ingrédients, consultez notre guide sur le contrôle du coût des aliments.

Comment gérer les hausses de prix des fournisseurs

Un seul fournisseur ou plusieurs?

Soyez transparent : « Vous êtes mon fournisseur principal, mais je garde un fournisseur de secours pour les produits clés. » Les représentants le comprennent, et cela crée une saine pression sans nuire à la relation. Un deuxième fournisseur est aussi votre première ligne de défense en cas de pénurie.

Comment gérer les pénuries et les problèmes d'approvisionnement

Les pénuries, les camions en retard et les hausses de prix soudaines font le plus mal quand elles arrivent par surprise. Les cuisines qui s'en tirent le mieux mettent quelques mesures en place avant d'en avoir besoin :

Bâtissez des relations qui vous valent de meilleures ententes

Les meilleures conditions vont généralement aux clients que les fournisseurs veulent garder. Commandez de façon régulière et dans les délais, payez à l'échéance, prévenez avant les grosses commandes ou les changements de menu, signalez les problèmes rapidement et avec professionnalisme, et parlez de vos projets, comme un nouvel établissement ou le développement d'un service traiteur. Un représentant qui aime travailler avec vous est plus susceptible de vous appeler quand les prix s'apprêtent à monter, de vous réserver de la marchandise pendant une pénurie ou de vous proposer la prochaine bonne affaire.

Erreurs de négociation courantes

• •Accepter le premier prix ou le premier avis de hausse sans poser de questions
• •Comparer les prix à la caisse plutôt que le coût par livre utilisable
• •Négocier seulement le prix en négligeant les conditions de paiement, les frais de livraison et les crédits
• •Insister tellement pour obtenir le dernier 1 % que le service et la priorité en souffrent
• •Bluffer sur les soumissions des concurrents ou menacer de partir quand vous n'êtes pas prêt à le faire
• •Convenir de conditions verbalement sans jamais les obtenir par écrit
• •Signer un contrat et ne jamais vérifier les factures en fonction de celui-ci