Horaire de travail en café : comment bâtir l'horaire de vos employés

Pour faire l'horaire d'un café, partez de la demande, pas des gens : extrayez de votre système de caisse (POS) de 4 à 8 semaines de ventes par tranches de 15 minutes, déterminez combien d'employés chaque tranche exige et bâtissez des quarts d'ouverture, de pointe et de fermeture qui renforcent l'équipe juste avant le coup de feu et l'allègent ensuite. Affectez ensuite les gens selon leurs compétences et leurs disponibilités, comparez le coût de main-d'œuvre de la semaine aux ventes prévues avant de publier, et affichez l'horaire au moins deux semaines à l'avance avec des règles claires pour les échanges de quarts et les absences.

Ce guide présente cette démarche avec un exemple d'horaire hebdomadaire pour un café ouvert de 6 h 30 à 17 h, une vérification du coût de main-d'œuvre en dollars et les règles d'échange, de disponibilités et d'absences sans préavis qui permettent à un horaire de tenir la route une fois affiché.

Ce qu'un bon horaire de café doit accomplir

L'horaire de travail d'un café a quatre fonctions : couvrir la demande pendant les 15 minutes les plus achalandées, respecter un budget de main-d'œuvre (la main-d'œuvre totale représente généralement de 25 à 35 % des ventes, selon le concept et les salaires locaux), rester prévisible et équitable pour le personnel, et respecter les règles sur les heures supplémentaires, les pauses et les horaires locaux. La plupart des mauvais horaires échouent discrètement à la première. Une équipe fixe de l'ouverture à la fermeture a l'air correcte sur papier, mais elle laisse le coup de feu de 7 h 45 en manque de bras et paie des gens à attendre à 15 h.

Types de quarts en café : ouverture, pointe et fermeture

La plupart des cafés bâtissent leur semaine avec des quarts d'ouverture et de fermeture, plus des quarts plus courts qui couvrent le coup de feu. Le quart de barista de pointe ci-dessous correspond à ce que bien des cafés appellent un quart intermédiaire (mid). Ces heures supposent qu'en semaine, les portes ouvrent à 6 h 30 et ferment à 17 h.

Superposés sur la journée, ces quarts donnent l'effectif suivant :

• •6 h à 7 h : 2 personnes (mise en place; ouverture des portes à 6 h 30)
• •7 h à 7 h 15 : 3 personnes
• •7 h 15 à 10 h 15 : 4 personnes (caisse, deux au bar, polyvalent); après 8 h 45 environ, le polyvalent passe au réapprovisionnement et à la préparation
• •10 h 15 à 11 h : 3 personnes
• •11 h à 11 h 30 : 2 personnes (le creux avant le dîner)
• •11 h 30 à 14 h 30 : 3 personnes pour la pointe du dîner, avec les pauses prises pendant le creux de 13 h 30 à 14 h 30
• •14 h 30 à 17 h 30 : 2 personnes, fermeture à 17 h et nettoyage jusqu'à 17 h 30

Les chiffres du matin viennent directement de la courbe de demande par tranches de 15 minutes présentée dans notre guide sur la gestion des heures de pointe en café : une pointe du mardi de 26 boissons espresso entre 7 h 45 et 8 h exige deux personnes au bar à partir de 7 h 15 environ, plus une personne à la caisse et un polyvalent pendant le coup de feu.

Comment bâtir l'horaire des employés d'un café, étape par étape

Bâtissez-le une fois comme modèle pour une semaine type, puis ajustez-le pour les jours fériés, les événements, la météo et les promotions au lieu de repartir de zéro chaque semaine.

Exemple d'horaire hebdomadaire de café

Voici le modèle des jours de semaine transformé en semaine complète pour un café fictif de neuf employés : deux chefs d'équipe à temps plein, cinq baristas et deux employés à temps partiel. La fin de semaine, le café ouvre à 7 h 30, et le coup de feu commence plus tard et dure plus longtemps, environ de 9 h à 12 h 30; les quarts se déplacent donc en conséquence.

Cela fait 32,5 heures payées par jour de semaine et 32 par jour de fin de semaine, soit 226,5 heures pour la semaine. Réparties dans l'équipe, elles donnent ceci :

Avant d'afficher, faites les mêmes vérifications chaque semaine. Ici, personne ne travaille plus de cinq jours ni plus de 40 heures, un détenteur des clés ouvre et ferme chaque jour, et l'intervalle le plus serré entre deux quarts est celui de Sam, de la fermeture du dimanche à 17 h 30 au quart de pointe du lundi à 7 h, ce qui laisse quand même 13,5 heures de repos. Toutes les quelques semaines, changez les personnes qui assurent les ouvertures et les fermetures de fin de semaine, pour que ce ne soient pas toujours les mêmes qui perdent leurs samedis.

Vérification du coût de main-d'œuvre : un exemple concret

Avant de publier, chiffrez la semaine. Avec des taux fictifs de 20 $ l'heure pour les deux chefs d'équipe et de 16,50 $ pour tous les autres :

• •Heures des chefs d'équipe : 38 + 36 = 74 heures x 20 $ = 1 480 $
• •Heures des baristas et des employés à temps partiel : 226,5 - 74 = 152,5 heures x 16,50 $ = 2 516,25 $
• •Salaires bruts : 3 996,25 $
• •Charges sociales de l'employeur et assurance contre les accidents du travail (workers' comp), estimées à 12 % des salaires : environ 480 $
• •Coût total de la main-d'œuvre horaire : environ 4 476 $

Si la semaine est prévue à 17 000 $ de ventes (environ 2 300 $ par jour de semaine et 2 750 $ par jour de fin de semaine), la main-d'œuvre horaire représente environ 26 % des ventes, et les ventes par heure travaillée, environ 75 $. La paie du propriétaire ou d'un gestionnaire salarié s'ajoute à cela, donc la main-d'œuvre totale peut se situer plus près de 30 %, dans la fourchette de 25 à 35 % que bien des cafés prévoient. Les pourboires versés aux baristas en plus de leur salaire ne font pas partie de ce calcul.

Faites ensuite des simulations. Si un mois tranquille fait baisser la prévision à 15 000 $, le même horaire représente environ 30 % des ventes, hors salaires fixes; réduisez donc les tranches où il y a trop de monde plutôt que de couper partout. Terminer le quart polyvalent de semaine à 9 h 45 et celui du barista d'ouverture à 10 h 30 économise 5 heures par semaine, soit environ 92 $ avec les charges, sans toucher au coup de feu (vérifiez d'abord les règles de votre État sur les quarts minimums ou sur l'indemnité de présence, dite reporting-time pay). Les heures supplémentaires jouent dans l'autre sens : si Maya remplace Jordan pour son samedi de 8 heures, elle atteint 46 heures, dont 6 payées à 30 $ au lieu de 20 $. Cela coûte 60 $ de plus en salaires que de confier le quart à quelqu'un qui a moins de 40 heures. Faites le même calcul pour votre propre semaine avec le calculateur du coût de main-d'œuvre gratuit, qui affiche aussi votre coût principal (aliments + main-d'œuvre) par rapport aux références habituelles de la restauration rapide, décontractée et haut de gamme.

Gérer les échanges de quarts, les disponibilités et les changements d'horaire

La plupart des problèmes d'horaire commencent après l'affichage. Les petits restaurants et cafés qui gèrent bien les changements mettent par écrit quelques règles simples et font passer chaque changement par un seul canal, généralement une application d'horaires, au lieu de textos éparpillés.

Comment réduire les absences sans préavis et mieux couvrir les quarts

Les absences sans préavis et les absences signalées à la dernière minute sont en partie un problème d'horaire. Les gens sont plus fiables quand les quarts sont prévisibles, correspondent à leurs disponibilités et sont faciles à céder de la bonne façon. Voici les habitudes qui aident le plus :

Les applications d'horaires comme 7shifts, Homebase, When I Work, Deputy et Sling gèrent les disponibilités, les échanges, les rappels et les quarts à combler; choisissez celle que votre équipe ouvrira vraiment sur son téléphone. Si les problèmes de couverture persistent malgré de bonnes règles, le problème tient généralement à l'effectif plutôt qu'à l'horaire. Notre guide pour réduire le roulement de personnel explique pourquoi les gens cessent de se présenter au départ, et notre plan de formation de deux semaines rend les nouvelles recrues autonomes plus rapidement.

Comment créer un horaire flexible pour un café achalandé

La souplesse pour le personnel et une couverture fiable pour l'entreprise peuvent coexister quand l'horaire a un noyau fixe et une marge flexible :

• •Quarts de base : les ouvertures, les fermetures et les quarts au bar pendant la pointe vont à des personnes fiables et formées, et changent rarement
• •Quarts flexibles : les quarts polyvalents, de préparation et d'après-midi conviennent le mieux aux étudiants et aux personnes dont les disponibilités changent
• •Quarts courts de pointe : des quarts de 3 à 4 heures autour du coup de feu du matin conviennent aux personnes qui ne peuvent pas travailler une journée complète, et coûtent moins cher que d'étirer le quart d'un employé à temps plein sur des heures tranquilles
• •Horaires réguliers : les mêmes quarts les mêmes jours chaque semaine permettent aux gens de planifier la garde des enfants, leurs cours ou un deuxième emploi

Soyez prudent avec les quarts sur appel et le renvoi d'employés à la maison plus tôt pour économiser des heures. Certains États exigent une indemnité de présence quand un employé à l'horaire est renvoyé chez lui sans avoir travaillé un minimum de temps, et les lois sur la semaine de travail équitable peuvent restreindre les horaires sur appel.

Heures supplémentaires, pauses et autres règles d'horaire aux États-Unis

Ceci est de l'information générale, pas un avis juridique. Les règles qui influencent le plus souvent l'horaire d'un café sont les suivantes :

Comme les règles varient selon la ville et l'État, confirmez vos obligations auprès du département du Travail de votre État ou d'un avocat en droit du travail avant de fixer votre politique.

Planifier les quarts de traiteur et d'événements

L'horaire du personnel de traiteur se bâtit par événement plutôt que par semaine. Partez de l'heure du service et remontez le temps, en prévoyant le personnel de chaque phase séparément : préparation, chargement et déplacement, installation, service et démontage. Mettez les quarts de traiteur dans le même système d'horaires que votre équipe régulière pour que personne ne soit inscrit à deux endroits à la fois, et vérifiez que les heures d'événement ne font dépasser à personne 40 heures dans la semaine.

Revoir l'horaire chaque mois

Traitez le modèle comme une ébauche qui s'améliore chaque mois. Comparez-le à ce qui s'est réellement passé :

• •Pourcentage de main-d'œuvre et ventes par heure travaillée, par jour
• •Heures supplémentaires, et qui les a faites
• •Absences signalées, absences sans préavis et demandes d'échange, par personne
• •Rebuts et produits refaits par quart, puisque les quarts bousculés ou en manque de personnel tendent à gaspiller davantage

C'est sur ce dernier point que l'horaire rejoint les chiffres de la cuisine. Revoyez l'horaire à côté de vos registres de rebuts et de pertes, pour voir si un samedi en manque de personnel vous a aussi coûté du lait jeté et des boissons refaites. Le calculateur du coût de main-d'œuvre gratuit transforme l'horaire de chaque semaine en pourcentage de main-d'œuvre.